Jak zaplanować spotkanie w zespołach Microsoft

Jak zaplanować spotkanie w zespołach Microsoft

Możesz zrobić wiele rzeczy, aby poprawić wydajność zespołu, a korzystanie z centrum współpracy, takiego jak Microsoft Teams. To świetne narzędzie komunikacyjne, którego możesz użyć do czatowania, udostępniania plików i spotkania audio i wideo ze swoim zespołem.

Jeśli dopiero zaczynasz z zespołami, możesz nie być pewien, jak zaplanować spotkanie. Istnieje kilka sposobów, aby to zrobić, a twoje opcje będą zależeć od wersji Microsoft Teams, której używasz. W tym artykule podamy wszystkie szczegóły, które musisz wiedzieć.

Planowanie spotkania w zespołach Microsoft

Twoje konto Microsoft Teams jest podłączone do wszystkich produktów grupowych Microsoft 365, takich jak SharePoint, Outlook, Yammer itp. A kalendarz używany w zespołach jest bezpośrednio podłączony do kalendarza Microsoft Exchange.

Outlook używa również kalendarza wymiany. Oznacza to, że po umówieniu się spotkania za pośrednictwem programu Outlook pojawi się automatycznie w zespołach i na odwrót. Oto jak możesz umówić się na spotkanie w zespołach Microsoft:

  1. Na czacie zespołów kliknij Zaplanować spotkanie ikona (pod pudełkiem nowej wiadomości.)
  2. Następnie wybierz Kalendarz, który znajduje się na lewym panelu bocznym, a następnie kliknij Nowe spotkanie.
  3. Pojawi się okno wyskakujące. Możesz wybrać godzinę i datę spotkania.
  4. Po zakończeniu planowania kliknij Ratować. Następnie okno wyskakujące zostanie zamknięte i możesz wysłać zaproszenia na spotkanie za pomocą programu Outlook.

Asystent planowania

W oknie wyskakującym możesz również użyć funkcji Asystent planowania. Ta funkcja pomoże Ci znaleźć odpowiedni czas dla wszystkich członków twojego zespołu, w tym ciebie.

Po wybraniu tej opcji będziesz mógł zobaczyć, gdy uczestnicy spotkania są bezpłatne, a gdy będą zajęci. Ciemnoniebieski reprezentuje przedziały czasowe, gdy są niedostępne. Jasnoniebieskie szczeliny są dostępnymi czasami, a szare przedziały czasowe to godziny nieruchomości uczestnika.

Zapraszanie ludzi spoza twojego zespołu

Jedną z wspaniałych rzeczy w zespołach Microsoft jest to, że możesz zaprosić ludzi spoza Twojej organizacji do dołączenia do spotkania.

Nie muszą nawet mieć licencji Microsoft Teams. Potrzebujesz tylko ich nazwy i adresu e -mail i możesz wysłać zaproszenie. Oto, co musisz zrobić:

  1. Otworzyć Dodaj wymaganych uczestników Opcja w nowym formularzu pop-up.
  2. Kliknij Opcjonalny.
  3. Wprowadź adres e -mail osoby.
  4. Kliknij Zapraszać, Zaproszenie e -mail wkrótce wyląduje w skrzynce odbiorczej.

Możesz także umówić się na spotkanie, które odbędzie się w określonym kanale zespołów. Na Nowe spotkanie formularz, wybierz Dodaj kanał. Po skonfigurowaniu i wysłaniu zaproszeń nie możesz zmienić kanału.

Jeśli musisz dokonać zmiany, musisz stworzyć nowe zaproszenia. Ponadto, jeśli spotkanie ma się odbyć na kanale, każdy, kto jest częścią tego zespołu, będzie mógł dołączyć do spotkania, nawet jeśli nie otrzymają zaproszenia.

Free Edition Microsoft Teams

W przypadku korzystania z bezpłatnej edycji zespołów możesz zastanawiać się, gdzie jest opcja planowania w Twojej aplikacji. Cóż, niestety, w bezpłatnej wersji zespołów Microsoft, nie możesz zaplanować spotkania.

Ale to nie znaczy, że wcale nie możesz mieć spotkania. Aplikacja ma Spotkajmy się teraz opcja, kiedy musisz szybko zebrać zespół.

Wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć ikonę aparatu obok Spotkajmy się teraz a następnie wybierz wszystkie nazwiska osób, które będą uczestniczyć w spotkaniu. Ta funkcja jest dostępna również na konta zespołów oparte na subskrypcji.

Więcej o spotkaniach zespołu Microsoft

Możesz mieć do 250 osób na jednym spotkaniu zespołów. Jednak nie widać każdego uczestnika w tym samym czasie. Przed ostatnimi aktualizacjami można było zobaczyć tylko czterech aktywnych uczestników podczas rozmowy. Teraz możesz mieć dziewięciu uczestników jednocześnie na ekranie. Ale nowa aktualizacja przyniosła inne ekscytujące innowacje.

Zespoły Microsoft Meeting Uczestnicy mają teraz lepszą jakość dźwięku i niestandardowe pochodzenie na spotkaniach. Możesz również przypisać wideo, jeśli istnieje potrzeba skupienia większej uwagi na konkretnym uczestniku spotkania. Inne funkcje związane z spotkaniem obejmują wirtualne lobby, udostępnianie ekranu i interaktywne rozwiązywanie problemów.

Zbliż się do swojego zespołu (y)

Istnieje wiele sposobów, aby Twoje miejsce pracy były bardziej wydajne za pomocą zespołów Microsoft. To głównie aplikacja do czatu i udostępniania plików. Ale to także fantastyczne narzędzie, gdy potrzebujesz konferencji wideo ze swoim zespołem.

Planowanie spotkania z asystentem planowania sprawia, że ​​logistyka o znalezieniu odpowiedniego czasu jest znacznie wygodniejsza. A jeśli ktoś nie jest częścią Twojej organizacji lub zespołu, nadal może dołączyć. Po prostu wyślij im zaproszenie e -mailem.

Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w spotkaniu zespołów Microsoft? Lub zaplanowany? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.